NGHỀ QUẢN LÝ
Theo tôi nghĩ, cái quan trọng nhất của người quản lý là phải xác định rõ được nhiệm vụ của mình, cụ thể là có câu trả lời cho 2 câu hỏi:
1. Nhiệm vụ của bộ phận mình quản lý là gì? Việc trả lời câu hỏi này dẫn đến nội dung của tài liệu mà tôi hay gọi là: “Chức năng nhiệm vụ của bộ phận”. Bộ phận đó có thể bao gồm phòng ban, đội, nhóm, tổ. Chưa hết, sau khi liệt kê các nhiệm vụ của bộ phận, bạn sẽ phải viết ra hướng dẫn cách làm theo từng bước hợp lý cho từng nhiệm vụ.
2. Quản lý nghĩa là làm gì, công việc cụ thể hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của cá nhân mình là gì? Muốn trả lời được câu hỏi này, tức là bạn phải lên được “Mô tả công việc – Job Descriptions”” của người quản lý (là chính bạn), và cũng nên liệt kê ra các bước để thực hiện từng nhiệm vụ trong “Mô tả công việc”.
Trong bài viết đầu tiên về đề tài quản lý, tôi sẽ chia sẻ kỹ về bộ tài liệu và quy trình hoạt động của công ty. Xin đừng ai hỏi tôi là cách làm này tôi học ở đâu? Cũng tương tự như với các vấn đề khác trong cuộc sống: tôi học từ hàng mớ “tả pí lù” tài liệu, sách dạy về quản lý của Anh và Mỹ. Nhưng có cái khác là tôi ít khi áp dụng nguyên si, vì hồi đầu thử bắt chước nguyên si thì không thấy thành công cho lắm. Do vậy, tôi tự làm cái việc là “quan sát, nhào lộn, thử nghiệm…”, rồi rút ra cách của riêng mình. Có lẽ nó cũng tương tự như với vấn đề sức khỏe, cái công thức “Kháng sinh tự nhiên 1” mà tôi chia sẻ, nó bắt nguồn từ công thức “Master Cleanse” của bác sĩ Christopher, nhưng tôi “nhào lộn, bổ sung”, để nó thành ct1 kháng sinh tự nhiên hiện nay. Bác sĩ Christopher mà sang Việt nam và biết là tôi sửa công thức của ông, chắc ông mắng cho một trận quá. Nhưng nghĩ đi nghĩ lại, miễn là nó có tác dụng tốt cho cộng đồng là được – là tôi nghĩ thế.
Quay lại nói về “Bộ tài liệu hoạt động” của công ty. Trong danh mục của tôi, nó bao gồm các tài liệu sau:
1. Sơ đồ tổ chức công ty: tôi không nghĩ đầy là sơ đồ cứng nhắc, mà tôi nghĩ là nên chỉnh sửa nó hàng năm, để phù hợp với tình hình hoạt động, và đặc biệt là khả năng cũng như sự dịch chuyển của đội ngũ cán bộ trong công ty.
2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận (viết tắt là CNNV)
3. Hướng dẫn công việc – tức là bản hướng dẫn cách thực hiện từng đầu việc trong CNNV (viết tắt là HDCV)
4. Mô tả công việc của các vị trí cán bộ (trưởng bộ phận, trưởng phòng, trưởng nhóm…)
5. Hướng dẫn công việc dựa trên các “Mô tả công việc” ở phần (4).
Cái khó khăn và phức tạp nhất là viết ra được những bản đầu tiên của Bộ tài liệu này, rồi đưa nó ra làm giáo trình đào tạo và thực hiện thử. Nói thật là tôi phải chủ trì, hướng dẫn, rồi cùng với đội ngũ cán bộ chủ chốt trong công ty “bò ra” cũng quãng dăm năm trời (trong lúc vẫn phải hoàn thành công việc hàng ngày), mới tạm có Bộ tài liệu hoàn chỉnh lần đầu. Có tài liệu rồi, để mọi người chịu thực hiện theo nó còn khó khăn hơn. Trước đó, mỗi người làm một kiểu, chẳng ai chịu ai – thì nay phải gò để tất cả cùng làm một kiểu, tức là xóa bỏ cách làm việc theo thói quen và cảm tính.
Sau khi có bộ tài liệu này, công việc của người quản lý sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Phần 1, 2 và 3 trong bộ tài liệu, là “vũ khí” cho người quản lý trong các việc:
- Tuyển chọn nhân viên
- Tổ chức đào tạo
- Phân công nhiệm vụ: cái mà tôi hay gọi là “chơi logo”. TBP sẽ căn cứ vào nhiệm vụ của bộ phận mình, cũng như khả năng , điểm yếu hoặc mạnh của từng người trong bộ phận, để quyết định cách phân công công việc cho từng người. Ở đây, sẽ có các mô hình: phân công theo chiều dọc hoặc chiều ngang
• Bổ dọc: nghĩa là bổ dọc nhiệm vụ, ai cũng làm những đầu việc như nhau. Cách phân công này dễ, TBP khỏi phải đau đầu suy nghĩ, nhưng sẽ khó phát huy được cái mạnh và yếu của từng người, mà xu hướng là cào bằng. Cách này sẽ hiệu quả ở những bộ phận có những nhóm công việc không thật đa dạng, và trình độ cũng như khả năng làm việc của nhân viên khá đồng đều.
• Bổ ngang: dựa theo khả năng của từng nhân viên, mà bổ ngang nhiệm vụ, phân công việc theo khả năng. Ai giỏi hơn làm việc khó, ai không giỏi bằng làm việc đơn giản hơn. Có lẽ khái niệm này hơi khó hiểu, tôi xin lấy ví dụ: ở những bộ phận có công việc yêu cầu tiếng Anh, công ty nào cũng có xu hướng là đưa tiêu chuẩn tiếng Anh vào thành mục bắt buộc khi tuyển chọn. Tôi làm khác: tôi cho khảo sát xem thực tế có bao nhiêu % công việc cần đến tiếng Anh, sau đó tính cụ thể tổng số giờ cần phải sử dụng tiếng Anh của cả bộ phận. Cuối cùng là tính xem trong tổng số người của bộ phận, thực sự cần mấy người biết tiếng Anh, và biết ở mức nào là vừa đủ. Việc phân công lao động hợp với khả năng, có rất nhiều cái lợi: một là không cào bằng – ai giỏi hơn sẽ được hưởng thu nhập cao hơn. Hai là tránh lãng phí khả năng, hạn chế việc sử dụng người ở mức thấp hơn khả năng mà họ có. Ba là tạo môi trường khuyến khích sự học hỏi để vươn lên
Còn phần 4 và 5 trong bộ tài liệu, tập trung vào công việc cụ thể của người quản lý. Theo kinh nghiệm của tôi, nếu bộ phận có dưới 3 người, người quản lý sẽ dành ít nhất 80% thời gian làm công việc chuyên môn, và quãng 20% thời gian làm công việc quản lý. Nếu bộ phận từ 3-5 người, tỉ lệ đó là 60% và 40%. Nếu 6 – 9 người: tỉ lệ 30% và 70%. Nhưng nếu bộ phận có 10 người trở lên, thì người quản lý cần 100% thời gian cho quản lý, chứ không làm cụ thể các việc chuyên môn nữa. Ở đây, có một nguyên tắc: hễ cứ có trên 1 người, thì nên giao cho một trong 2 người là tổ trưởng. Vì vậy, bản “Mô tả công việc” của người quản lý có thể được chia làm 2 phần: nhiệm vụ chuyên môn và nhiệm vụ quản lý. Vì phần nhiệm vụ chuyên môn đã được mô tả cụ thể trong CNNV bộ phận, ta khỏi cần quan tâm đến ở đây. Phần nhiệm vụ quản lý phải liệt kê được cụ thể các đầu việc một người quản lý phải làm hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng, và cách làm. Ví dụ: kiểm tra báo cáo hàng ngày (30 phút), với HDCV như sau:
- Đọc báo cáo
- So số ở cột 3 với cột 5: nếu trùng nhau thì nghĩa là phần “A” đúng.
Còn nhớ cách đây mấy năm, TP hành chính trao đổi với tôi về nhiệm vụ “kiểm kho”. Em báo cáo là nếu kiểm kho hàng tuần, mỗi tuần mất nguyên 1 buổi làm việc của 2 người. Tôi hỏi: “Vậy em có nghĩ ra cách nào khác để kiểm kho mà tiết kiệm thời gian hơn không, vì kho của mình cũng không có gì là giá trị quá cao cả?”. Sau một hồi bàn bạc, tôi gợi ý: “Có nên làm thế này không?”. 1. Với các đồ phải dùng hành ngày, thay vì mua đủ cho 1 tháng, vẫn đặt hàng 1 tháng, nhưng yêu cầu họ giao hàng từng tuần. 2. Thay vì mỗi tuần kiểm toàn bộ kho, liệu mỗi tuần chỉ nên kiểm 25% các mặt hàng, tức là sau 1 tháng thì kiểm hết một vòng”.
Trong quá trình thực hiện theo bộ tài liệu, hễ có bất cứ phát sinh gì, mọi việc sẽ được rà soát lại để tìm ra “cái tổ con chuồn chuồn” ở đâu, và tài liệu sẽ được chỉnh sửa ngay lập tức để phù hợp với thực tế.
Ngày mai, tôi sẽ đưa ra một ví dụ cụ thể hơn, để ai cần có thể tham khảo.
Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator